メールは、相手がいてこそ成り立つものですね

目の前にいない相手に送るからこそ
少しでも相手とのやりとりを “明確” に “伝わりやすく” ♡

 

 

秘書・事務局業務をおこなっていると、
日々複数の方々とメールでやりとりすることが多いです。
クライアント様の先にいる お客様やお取引先、会員や受講生、プロジェクト/チームメンバー など・・。

 

長期にわたって関係性が続いている間柄だと、
継続的に連絡を取り合うことも多くなります♪

 

日々届くメールで、
「こういうメールをいただけると、ありがたいな〜♡」
と感じることもあり、嬉しくなります^^

 

今日もありましたよ♪

必要書類の提出をお願いしていたところ、
時間が経ってから、

「申し訳ありませんっ。今メールを確認しました。
これから●●するので、●時ごろまでには送付できると思います〜!」

というようなメールをいただきました。

 

まーったく問題ありません^^

だって、メールは、いつ読んでもいいのです。

 

 

 

送信者にとっては、
「いつ読んでもらえるかわからない」ということでもありますが、
緊急なら「電話」や他の手段もあります。

なんでもそうですが、
メールも、メリット・デメリットあって当然♪

 

そういう中で、
私が、ありがたいな♡と思ったのは、、

「あとで送ります」

ではなく、

「●時頃までに送ります」
とご連絡いただけたこと。

 

「あとで」
だと、その人の感覚で、10分後と思う方もいれば、3時間後と思う方もいますよね。

 

イメージしやすく “●時頃まで” と、
この一言をいただけたおかげで、
私はある程度行動を予測できますし、それに向けて他の準備もできました^^

(メール以外でも、、
例えば電話で、「追って資料お送りします〜」と言うよりも、
「1時間以内にお送りします」「明日夕方までにはお送りします」とか♪)

 

相手が見えないからこそ、
こうやって配慮くださることに心から感謝♡


ほんのちょっとの工夫で、メール文が 磨かれていきますね♡