最近、私の1日のタイムスケジュールを聞かれることも多く
(リモートの方も増えたからでしょうか)
とはいえ、秘書の業務は多岐に渡っており毎日異なるので、
今日の1日を振り返ってみたいと思います。
★が自分の案件、
★がクライアントの案件に関わる作業です^^
〜 午前中 〜
★本日のやることリスト、特に優先事項の把握
★各クライアントに届いているメールのチェック、返信対応
→ 急ぎ / クライアントへの確認が必要なものは早めに行動。
★クライアントの依頼先へ電話。内容の確認・詰め。
★贈り物の候補をリサーチ(クライアントの先にいるお相手様を思い浮かべながら^^)
★新案件の見積もり、提案書作成
★合間に少し時間に余裕があったので、机上の「一時保管トレー」にある月末月初でたまった書類の整理
→ 整頓されていると気持ちもすっきり、仕事に集中できます♪
〜 午後 〜
★クライアントとのやりとりは随時
★案件の状況確認、データ更新
★チームスタッフへの指示出し
★PAスタッフとのmtg (クライアントごとにチームが分かれています)
★日程調整していた記者発表会(クライアントが登壇)の日程確定連絡や依頼状が某ブランドから届く。
それに対し、ブランドとのやりとり、依頼状の内容確認、クライアントへの報告
★贈り物候補リストを作成
→リサーチから少し時間をあけることで、新たな発見やアイデアが浮かぶのですぐにはリスト完成させません
★PA講座受講生へのフォローアップ(提出のあった課題に関するアドバイス)
★取引先への確認、相談メール送付
こんな感じでしょうか。 多いような少ないような?!
1つ1つ全体を考えながらの作業なので、
意外とあっという間に時間が経っています。
PAにとって、各作業の進捗やスケジュールの管理は必要不可欠なこと。
「planner for iPad」というスケジュールアプリが本当に便利!!
フランクリンプランナーの手帳を5−6年以上愛用していましたが
このアプリは、iOSカレンダーとの連携もあるので(そこに紐づけたGoogleカレンダーも)
デジタルとアナログを掛け合わせて使っています。 またご紹介しますね。